Caja y Bancos
 
  CARACTERISTICAS
 
Area Funcional
Finanzas
Base de datos
MS SQL Server
Comunidades
ITSitio
Herramienta Tecnologica
Workflow
Mercado
Todas las industrias
Plataforma
Windows
Tamaño de empresa
Grande / Mediana / Corporativa
 
  ARQUITECTURA
 
RUBRO / SUBRUBRO
Hw | CPU desktops / Comercial
Hw | CPU servidor / Servidor Intel / AMD
 
  SOCIOS
 
Asytec Sistemas SRL
Analisis del Problema
 

La multiplicidad de valores que maneja una compañía hace que sea prioritario generar una forma de administración que determine cuánto dinero tiene la empresa en un determinado momento, de acuerdo a la caja, a los movimientos previsibles, a los ingresos de pagos, vencimientos de cheques, obligaciones de la tarjeta de crédito, entre otros.

La empresa requiere tener un conocimiento concreto y exacto en todo momento de la disponibilidad de dinero y valores con los que cuenta. Cualquier inversión, riesgo o lanzamiento debe tener un acompañamiento de esos datos para que haya una certeza sobre el rumbo a seguir. Una empresa, por caso, no puede construir una nueva planta si carece de dinero y de capacidad crediticia a causa de sus deudas.

Muchas veces, las organizaciones pierden el control sobre el movimiento que realiza con los bancos, por lo que luego se pierden tiempos y recursos en largas conciliaciones que suelen derivar en resultados no satisfactorios para los directivos de la organización.

La inteligencia de la compañía sobre el origen, el destino y la aplicación de los fondos es fundamental para el diseño de las estrategias correctas y la mejor utilización de los valores.

 
Descripcion de la solucion
 

El objetivo del sistema es permitir al usuario la registración y consolidación de las transacciones de la empresa que afecten las disponibilidades, su administración, contabilización, gestión y análisis .

Descripción general del sistema:

El sistema permite la registración de transacciones que afecten a los siguientes conceptos:

Valores. Incluye los valores recibidos o emitidos por la empresa, por ejemplo

Efectivo, Cheques de terceros, Documentos de pago de terceros , Documentos de pago propios, y todo aquel valor definido por el usuario.

Cuentas Bancarias. Incluye todas las cuentas bancarias (corrientes, cajas de ahorro, cuentas de títulos, etc) que la compañía tenga abiertas en sucursales bancarias o entidades financieras en gral.

Conceptos Contables. Incluye todo aquel concepto que se afecte como contrapartida de las transacciones realizadas sobre Valores y/o Cuentas bancarias, por ejemplo Gastos Bancarios, Intereses pagados o cobrados, Transferencias entre dos compañías de un mismo grupo empresario, etc.

Las transacciones son totalmente definidas por el usuario a través de los Tipos de Movimientos. Estos permiten parametrizar cada una de las Transacciones de manera de que afecte o no a cada uno de los conceptos mencionados, y dentro de estos conceptos se puede seleccionar a cuáles de las instancias afectar o no, es decir un comprobante puede afectar a Cuentas Bancarias pero dentro de éstas sólo a una Cuenta Bancaria en particular, varias o todas.

También puede definirse el signo con la que afecta a cada concepto mencionado, es decir un Tipo de Movimiento podría afectar a Cuenta Bancarias en positivo (aumenta el saldo de la cuenta bancaria), en negativo (disminuye el saldo de la cuenta bancaria) o en ambos, obligando en este último caso al usuario a identificar el signo en el momento del alta de cada Movimiento.

La definición del Tipo de movimiento de fondos es el punto central de la parametrización, puesto que a través de este se definen las transacciones que la empresa utiliza habitualmente (transferencias entre bancos, reposición de fondo fijo).

La solución tiene los siguientes módulos:

Archivos: Permite definir y mantener el sistema, además de la configuración del mismo. Maneja:Compañías, Administraciones, Códigos de Bancos, Sucursales Bancarias, Cuentas Bancarias, Chequeras, Tipos de Valores, Conceptos Contables, Centros de Costos, Cuentas Contables, Plan de Cuentas, Rubros Financieros, Monedas, Tipos de Cambio, Tipos de movimientos de fondos, Periodos contables, Tipos de Asientos, Usuarios habilitados.

Transacciones: Permite ingresar al sistema todos los movimientos según los definidos en Tipos de movimientos de fondos. Se pueden crear, modificar, anular, cambiar el estado, consultar e imprimir cada una de ellas.

Posición: Permite consultar los saldos a una fecha determinada de los Valores Recibidos en Caja, Valores Emitidos y la Posición Bancaria (resumen y detalle). Se visualizan tanto los saldos contables como los financieros. Estos últimos se calculan teniendo en cuenta la fecha real de débito o crédito de los fondos incluyendo el efecto del clearing bancario

Presupuesto: Incluye informes de Cash-flow y de Origen y aplicación de fondos. Estos se conforman a través del Presupuesto Proyectado (Facturas pendientes de pago, Facturas pendientes de Cobro) y del Presupuesto Real (transacciones de Caja y Bancos, Cobranzas y Pagos). Estos informes se pueden visualizar, imprimir y exportar para la generación de gráficos con otras herramientas.

Conciliación: Este módulo permite realizar la conciliación de todos los movimientos que afectan a las cuentas bancarias (Pagos, Depósitos, Transferencias, Débitos y Créditos Bancarios). Se deberá definir las cuentas bancarias que se desean conciliar para luego realizar una incorporación de movimientos transmitidos electrónicamente por el Banco. El proceso de conciliación de cuentas es automático para todas aquellas partidas que el sistema pueda conciliar (igual importe, distinto signo). Con las consultas y listados del módulo, el usuario podrá realizar un seguimiento de cada una de las cuentas bancarias y sus movimientos.

Interfases: Permiten extraer e insertar datos desde el sistema de Caja y Bancos vs. el ERP (JDEdwards, BPCS, etc.) utilizado por la empresa. Los datos se obtienen de los siguientes módulos del ERP: Cuentas a Pagar, Pagos, Cuentas a Cobrar, Cobranzas, Contabilidad.

Depuración: El proceso de depuración se podrá realizar a una fecha determinada y se divide en dos pasos: El primero es la emisión de listado previos a la depuración: Informará al usuario de todos los movimientos que dentro de la fecha seleccionada se encuentran aún activos (valores pendientes de egresar, documentos no vencidos, etc). El segundo es la depuración de la base de datos.

Ayuda: El sistema de Caja y Bancos posee una ayuda (standard windows) de todas las funciones del mismo.

 
Implementacion de la solucion
 

La empresa se hace cargo de todo el proceso de implementación, desde el relevamiento inicial de datos hasta la puesta en marcha, pasando por la consultoría, la capacitación, el desarrollo de características puntuales y el mantenimiento del sistema.

La implementación depende en gran medida del estado en el que hayan sido implementados los módulos del ERP contra el que va a trabajar. Si el software de gestión está correctamente instalado, la implementación de esta solución demandará, en promedio, entre uno y dos meses.

Los módulos de ERP que deben estar instalados y funcionando correctamente para una buena implementación de Caja y Bancos son el contable, el de cuentas a pagar y el de cuentas a cobrar.

 
Beneficios
 

Control. La empresa puede tener conocimiento concreto de la situación de sus valores en todo momento, logrando mejores decisiones en lo relacionado al movimiento de dinero y fondos.

Minimización de esfuerzos. Las conciliaciones bancarias suelen ocupar a varias personas por un período largo de tiempo. La posibilidad de automatizar este proceso hace que los esfuerzos se lleven al mínimo.

Agilidad y precisión en información gerencial. A través de la generación del cubo de información para el análisis multidimensional de sus datos, es posible obtener información gerencial dinámica y precisa para tomar decisiones claves para el crecimiento de la empresa.

Seguridad y confidencialidad en la información. Permite definir una cantidad ilimitada de usuarios con acceso diferencial a los procesos de información, asignando diferentes roles.

Integración. La solución se integra a través de interfaces con los sistemas de gestión BPCS (de SSA) y OneWorld, de JD Edwards. Pueden desarrollarse fácilmente para otros sistemas.

 
 Arbol de la Solucion