El objetivo del sistema es permitir al usuario la registración y consolidación de las transacciones de la empresa que afecten las disponibilidades, su administración, contabilización, gestión y análisis .

Descripción general del sistema:

El sistema permite la registración de transacciones que afecten a los siguientes conceptos:

Valores. Incluye los valores recibidos o emitidos por la empresa, por ejemplo

Efectivo, Cheques de terceros, Documentos de pago de terceros , Documentos de pago propios, y todo aquel valor definido por el usuario.

Cuentas Bancarias. Incluye todas las cuentas bancarias (corrientes, cajas de ahorro, cuentas de títulos, etc) que la compañía tenga abiertas en sucursales bancarias o entidades financieras en gral.

Conceptos Contables. Incluye todo aquel concepto que se afecte como contrapartida de las transacciones realizadas sobre Valores y/o Cuentas bancarias, por ejemplo Gastos Bancarios, Intereses pagados o cobrados, Transferencias entre dos compañías de un mismo grupo empresario, etc.

Las transacciones son totalmente definidas por el usuario a través de los Tipos de Movimientos. Estos permiten parametrizar cada una de las Transacciones de manera de que afecte o no a cada uno de los conceptos mencionados, y dentro de estos conceptos se puede seleccionar a cuáles de las instancias afectar o no, es decir un comprobante puede afectar a Cuentas Bancarias pero dentro de éstas sólo a una Cuenta Bancaria en particular, varias o todas.

También puede definirse el signo con la que afecta a cada concepto mencionado, es decir un Tipo de Movimiento podría afectar a Cuenta Bancarias en positivo (aumenta el saldo de la cuenta bancaria), en negativo (disminuye el saldo de la cuenta bancaria) o en ambos, obligando en este último caso al usuario a identificar el signo en el momento del alta de cada Movimiento.

La definición del Tipo de movimiento de fondos es el punto central de la parametrización, puesto que a través de este se definen las transacciones que la empresa utiliza habitualmente (transferencias entre bancos, reposición de fondo fijo).

La solución tiene los siguientes módulos:

Archivos: Permite definir y mantener el sistema, además de la configuración del mismo. Maneja:Compañías, Administraciones, Códigos de Bancos, Sucursales Bancarias, Cuentas Bancarias, Chequeras, Tipos de Valores, Conceptos Contables, Centros de Costos, Cuentas Contables, Plan de Cuentas, Rubros Financieros, Monedas, Tipos de Cambio, Tipos de movimientos de fondos, Periodos contables, Tipos de Asientos, Usuarios habilitados.

Transacciones: Permite ingresar al sistema todos los movimientos según los definidos en Tipos de movimientos de fondos. Se pueden crear, modificar, anular, cambiar el estado, consultar e imprimir cada una de ellas.

Posición: Permite consultar los saldos a una fecha determinada de los Valores Recibidos en Caja, Valores Emitidos y la Posición Bancaria (resumen y detalle). Se visualizan tanto los saldos contables como los financieros. Estos últimos se calculan teniendo en cuenta la fecha real de débito o crédito de los fondos incluyendo el efecto del clearing bancario

Presupuesto: Incluye informes de Cash-flow y de Origen y aplicación de fondos. Estos se conforman a través del Presupuesto Proyectado (Facturas pendientes de pago, Facturas pendientes de Cobro) y del Presupuesto Real (transacciones de Caja y Bancos, Cobranzas y Pagos). Estos informes se pueden visualizar, imprimir y exportar para la generación de gráficos con otras herramientas.

Conciliación: Este módulo permite realizar la conciliación de todos los movimientos que afectan a las cuentas bancarias (Pagos, Depósitos, Transferencias, Débitos y Créditos Bancarios). Se deberá definir las cuentas bancarias que se desean conciliar para luego realizar una incorporación de movimientos transmitidos electrónicamente por el Banco. El proceso de conciliación de cuentas es automático para todas aquellas partidas que el sistema pueda conciliar (igual importe, distinto signo). Con las consultas y listados del módulo, el usuario podrá realizar un seguimiento de cada una de las cuentas bancarias y sus movimientos.

Interfases: Permiten extraer e insertar datos desde el sistema de Caja y Bancos vs. el ERP (JDEdwards, BPCS, etc.) utilizado por la empresa. Los datos se obtienen de los siguientes módulos del ERP: Cuentas a Pagar, Pagos, Cuentas a Cobrar, Cobranzas, Contabilidad.

Depuración: El proceso de depuración se podrá realizar a una fecha determinada y se divide en dos pasos: El primero es la emisión de listado previos a la depuración: Informará al usuario de todos los movimientos que dentro de la fecha seleccionada se encuentran aún activos (valores pendientes de egresar, documentos no vencidos, etc). El segundo es la depuración de la base de datos.

Ayuda: El sistema de Caja y Bancos posee una ayuda (standard windows) de todas las funciones del mismo.